57% nhân viên văn phòng giấu việc dùng AI vì sợ bị đánh giá thiếu năng lực

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang nhanh chóng trở thành một công cụ quen thuộc trong môi trường công sở. Từ viết báo cáo, tổng hợp tài liệu, phân tích dữ liệu cho tới soạn email và xây dựng nội dung, AI có thể giúp người lao động hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhanh hơn.

Tuy nhiên, cùng với tốc độ phổ biến của công nghệ này, một vấn đề mới cũng xuất hiện: nhiều nhân viên đang sử dụng AI nhưng không muốn cấp trên hoặc đồng nghiệp biết điều đó.

Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi KPMG Hàn Quốc với 48.000 nhân viên cho thấy 57% người tham gia cho biết họ từng trình bày kết quả do AI tạo ra như kết quả của chính mình. Đằng sau hành vi này không đơn thuần là mong muốn che giấu công nghệ, mà còn phản ánh một tâm lý đáng chú ý tại nơi làm việc: người lao động lo ngại việc sử dụng AI có thể khiến họ bị xem là lười biếng, thiếu năng lực hoặc phụ thuộc quá nhiều vào máy móc.

57% nhân viên từng che giấu việc sử dụng AI

Sự phát triển của các công cụ AI tạo sinh đã làm thay đổi cách nhân viên văn phòng thực hiện công việc. Những nhiệm vụ trước đây có thể mất hàng giờ để hoàn thành nay có thể được rút ngắn đáng kể nếu người lao động biết cách sử dụng AI.

Thế nhưng, việc sử dụng công nghệ lại đang tạo ra một nghịch lý.

Nhân viên càng sử dụng AI hiệu quả thì càng có khả năng hoàn thành công việc nhanh hơn. Nhưng nếu văn hóa doanh nghiệp vẫn coi việc sử dụng AI là dấu hiệu của sự lười biếng hoặc thiếu năng lực, người lao động có thể lựa chọn không nói ra.

Khảo sát của KPMG Hàn Quốc với 48.000 nhân viên cho thấy 57% người tham gia cho biết họ từng trình bày kết quả được AI tạo ra như kết quả của bản thân.

Điều này cho thấy AI đang tồn tại trong một “vùng xám” tại nhiều môi trường công sở. Công nghệ đã được sử dụng trên thực tế, nhưng quy định và văn hóa doanh nghiệp lại chưa theo kịp.

Một nhân viên có thể sử dụng AI để tìm ý tưởng, tóm tắt một tài liệu dài hoặc chỉnh sửa cách diễn đạt. Nhưng nếu doanh nghiệp không có quy định rõ ràng, người lao động sẽ khó biết đâu là mức sử dụng được chấp nhận và đâu là hành vi bị xem là lạm dụng AI.

Vì sao nhân viên lại giấu việc dùng AI?

Một trong những nguyên nhân quan trọng nhất là nỗi lo bị đánh giá.

Trong môi trường công sở truyền thống, năng lực của nhân viên thường được đánh giá dựa trên kết quả công việc, tốc độ hoàn thành nhiệm vụ và chất lượng sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, khi AI tham gia sâu hơn vào quy trình làm việc, một câu hỏi mới xuất hiện: kết quả đó là do con người tạo ra hay do máy móc hỗ trợ?

Nếu một nhân viên hoàn thành báo cáo trong vài giờ thay vì vài ngày nhờ AI, về lý thuyết doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ năng suất cao hơn.

Nhưng nếu cấp trên cho rằng nhân viên “để AI làm thay”, đánh giá về năng lực của người đó có thể thay đổi theo hướng tiêu cực.

Tâm lý này tạo ra một vòng luẩn quẩn. Người lao động sử dụng AI để nâng cao năng suất nhưng lại cố gắng che giấu việc sử dụng công cụ. Trong khi đó, nhà quản lý nhìn thấy những thay đổi về văn phong hoặc tốc độ làm việc và có thể nghi ngờ nhân viên đang phụ thuộc quá nhiều vào AI.

Khi không có quy định rõ ràng, sự nghi ngờ có thể thay thế cho những tiêu chí đánh giá thực chất.

Văn phong có thể trở thành “bằng chứng” gây tranh cãi

Một vấn đề khác được đề cập là việc cấp trên có thể nghi ngờ nhân viên sử dụng AI chỉ dựa vào phong cách viết.

Chẳng hạn, một nhân viên thường viết email hoặc báo cáo theo cách ngắn gọn, đôi khi có lỗi diễn đạt. Sau khi sử dụng AI để hỗ trợ, văn bản trở nên mạch lạc, có cấu trúc và chuyên nghiệp hơn.

Sự thay đổi đột ngột này có thể khiến người quản lý nghi ngờ rằng tài liệu đã được tạo bằng AI.

Tuy nhiên, việc xác định một nội dung có thực sự do AI tạo ra hay không không đơn giản.

Theo nội dung khảo sát được đề cập, tỷ lệ con người xác định chính xác việc AI có được sử dụng hay không chỉ ở mức trung bình khoảng 50%. Điều đó đồng nghĩa với việc một người hoàn toàn có thể bị nghi ngờ sử dụng AI dù thực tế không dùng, hoặc ngược lại.

Đây là điểm rất quan trọng trong quản trị nhân sự thời đại AI.

Nếu doanh nghiệp sử dụng cảm nhận cá nhân hoặc phong cách viết như một căn cứ chính để đánh giá việc sử dụng AI, nguy cơ đánh giá sai nhân viên sẽ tăng lên.

Không nên đồng nhất sử dụng AI với thiếu năng lực

Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện là cách nhìn nhận về AI.

Sử dụng AI không nhất thiết đồng nghĩa với việc nhân viên thiếu năng lực.

Tương tự như việc sử dụng phần mềm bảng tính không có nghĩa một nhân viên kế toán không biết tính toán, việc sử dụng công cụ AI để hỗ trợ viết hoặc phân tích cũng không nhất thiết có nghĩa người lao động không có kiến thức chuyên môn.

Điểm quan trọng nằm ở cách con người sử dụng công cụ.

Một nhân viên có chuyên môn tốt có thể sử dụng AI để:

• Tóm tắt tài liệu dài.
• Tìm các ý tưởng ban đầu.
• Kiểm tra lỗi diễn đạt.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu.
• Xây dựng cấu trúc báo cáo.
• Tạo bản nháp email hoặc tài liệu.
• Tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại.

Sau đó, con người vẫn cần kiểm tra, điều chỉnh và chịu trách nhiệm đối với kết quả cuối cùng.

Theo cách tiếp cận này, AI trở thành công cụ tăng năng suất thay vì một phương tiện thay thế hoàn toàn năng lực chuyên môn.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy tắc sử dụng AI rõ ràng

Các chuyên gia được dẫn lại trong nội dung khảo sát cho rằng doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc và tiêu chuẩn rõ ràng về việc sử dụng AI nhằm phá vỡ vòng luẩn quẩn giữa sử dụng AI, che giấu và nghi ngờ.

Thay vì đưa ra một lệnh cấm chung chung, doanh nghiệp có thể phân loại công việc thành nhiều nhóm.

Ví dụ, một số nhiệm vụ như chỉnh sửa câu chữ, dịch thuật, tổng hợp thông tin hoặc xây dựng ý tưởng có thể được cho phép sử dụng AI.

Trong khi đó, những nhiệm vụ liên quan đến dữ liệu mật, thông tin khách hàng, tài liệu pháp lý hoặc những quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người khác có thể cần những quy định nghiêm ngặt hơn.

Cách tiếp cận này thực tế hơn so với việc nói rằng “được sử dụng AI” hoặc “không được sử dụng AI”.

Công khai tiêu chí thay vì giám sát bằng nghi ngờ

Doanh nghiệp cũng cần minh bạch về tiêu chí đánh giá.

Nếu nhân viên biết rõ khi nào AI được phép sử dụng, cách ghi nhận sự hỗ trợ của AI và trách nhiệm cuối cùng thuộc về ai, họ sẽ ít có lý do để che giấu công cụ mình đang sử dụng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không đưa ra quy định nhưng vẫn âm thầm đánh giá nhân viên dựa trên dấu hiệu “có vẻ giống AI”, người lao động có thể hình thành tâm lý phòng thủ.

Việc thường xuyên chia sẻ trạng thái, chính sách và tiêu chí sử dụng AI với nhân viên vì thế có thể trở thành một phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.

AI có thể làm thay đổi cách đánh giá năng lực nhân viên

Trước đây, một nhân viên có thể được đánh giá cao vì khả năng viết nhanh, xử lý nhiều tài liệu hoặc tạo báo cáo trong thời gian ngắn.

Khi AI có thể hỗ trợ những công việc này, tiêu chí đánh giá có thể phải thay đổi.

Doanh nghiệp có thể quan tâm nhiều hơn đến khả năng đặt câu hỏi, kiểm chứng thông tin, đưa ra quyết định, hiểu khách hàng và xử lý các tình huống phức tạp.

Nói cách khác, AI có thể làm giảm giá trị của một số kỹ năng mang tính lặp lại nhưng đồng thời làm tăng giá trị của những năng lực mà máy móc khó thay thế.

Một nhân viên biết cách sử dụng AI để tạo bản nháp chưa chắc đã tạo ra sản phẩm tốt. Người có năng lực thực sự vẫn phải biết phát hiện thông tin sai, chỉnh sửa nội dung, lựa chọn phương án phù hợp và chịu trách nhiệm đối với kết quả cuối cùng.

Đó có thể là sự chuyển dịch quan trọng trong thị trường lao động khi AI ngày càng phổ biến.

“Biết dùng AI” có thể trở thành một kỹ năng nghề nghiệp mới

Nếu trước đây kỹ năng sử dụng Word, Excel hay phần mềm chuyên ngành được xem là lợi thế, thì khả năng làm việc cùng AI có thể trở thành một kỹ năng phổ biến tương tự.

Tuy nhiên, “biết dùng AI” không chỉ đơn giản là biết viết câu lệnh.

Người lao động cần hiểu cách kiểm tra kết quả, nhận diện thông tin không chính xác, bảo vệ dữ liệu và biết khi nào không nên sử dụng AI.

Đặc biệt, với những ngành nghề có yêu cầu cao về độ chính xác như tài chính, pháp lý, y tế, kế toán hoặc quản trị doanh nghiệp, việc kiểm chứng kết quả AI càng quan trọng.

AI có thể tạo ra câu trả lời rất thuyết phục nhưng vẫn có khả năng sai. Vì vậy, trách nhiệm cuối cùng không thể hoàn toàn chuyển sang công cụ.

Doanh nghiệp nên làm gì để nhân viên không phải giấu AI?

Một chính sách AI hiệu quả cần bắt đầu từ sự minh bạch.

Thứ nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ những công việc được phép sử dụng AI và những công việc bị hạn chế hoặc cấm sử dụng.

Thứ hai, cần quy định rõ trách nhiệm của nhân viên đối với sản phẩm có sự hỗ trợ của AI.

Thứ ba, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về cách sử dụng AI an toàn, đặc biệt là vấn đề dữ liệu nội bộ và thông tin khách hàng.

Thứ tư, cần xây dựng cơ chế đánh giá dựa trên chất lượng và hiệu quả công việc thay vì chỉ dựa vào suy đoán về việc nhân viên có sử dụng AI hay không.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên chia sẻ cách họ sử dụng AI để cải thiện năng suất. Khi việc sử dụng công nghệ trở thành một hoạt động minh bạch, AI sẽ có nhiều cơ hội phát huy giá trị hơn.

Vấn đề không phải là có dùng AI hay không

Câu chuyện 57% nhân viên từng che giấu việc sử dụng AI cho thấy công nghệ đang phát triển nhanh hơn các quy tắc tại nơi làm việc.

Khi AI ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ phổ biến, việc đánh giá một nhân viên chỉ dựa trên nghi ngờ về văn phong hoặc tốc độ hoàn thành công việc có thể dẫn tới những kết luận thiếu chính xác.

Điều doanh nghiệp cần không phải là một cuộc săn tìm xem “ai đang dùng AI”, mà là một hệ thống quy định minh bạch: công việc nào được phép sử dụng AI, dữ liệu nào cần bảo mật, mức độ hỗ trợ nào phải công khai và ai chịu trách nhiệm đối với kết quả cuối cùng.

Về phía người lao động, sử dụng AI hiệu quả cũng cần đi kèm với năng lực kiểm chứng và trách nhiệm chuyên môn. AI có thể giúp một người làm việc nhanh hơn, nhưng không thể tự động biến một kết quả sai thành kết quả đúng.

Trong kỷ nguyên AI, lợi thế cạnh tranh có thể không thuộc về người không sử dụng AI, mà thuộc về người biết sử dụng AI đúng cách, kiểm soát được công cụ và vẫn giữ được năng lực phán đoán của con người.

Câu hỏi về sự kém năng lực của nhân viên khi sử dụng AI

1. Có phải 57% nhân viên đều gian lận khi sử dụng AI?

Không nhất thiết. Con số 57% phản ánh việc những người được khảo sát cho biết họ từng trình bày kết quả do AI tạo ra như kết quả của chính mình. Nguyên nhân được đề cập chủ yếu liên quan đến lo ngại bị đánh giá là lười biếng hoặc thiếu năng lực.

2. Có thể xác định chính xác một bài viết do AI tạo ra không?

Việc xác định hoàn toàn chính xác là rất khó. Nội dung được cung cấp cho thấy tỷ lệ con người nhận diện chính xác việc AI có được sử dụng hay không chỉ khoảng 50%. Vì vậy, không nên dựa duy nhất vào văn phong để kết luận.

3. Sử dụng AI trong công việc có phải là thiếu năng lực?

Không. AI có thể được xem như một công cụ tăng năng suất. Năng lực của nhân viên vẫn thể hiện ở khả năng hiểu vấn đề, đưa ra yêu cầu phù hợp, kiểm tra kết quả, xử lý sai sót và chịu trách nhiệm với sản phẩm cuối cùng.

4. Doanh nghiệp có nên cấm nhân viên sử dụng AI?

Không nhất thiết. Thay vì cấm hoàn toàn, doanh nghiệp có thể xác định rõ những công việc được phép sử dụng AI, những dữ liệu không được đưa vào công cụ AI và những trường hợp cần công khai việc sử dụng AI.

5. Nhân viên có nên nói với cấp trên khi sử dụng AI?

Điều này phụ thuộc vào chính sách của từng doanh nghiệp. Nếu công ty có quy định yêu cầu công khai hoặc ghi nhận việc sử dụng AI, nhân viên cần tuân thủ. Với những trường hợp không có quy định, doanh nghiệp nên xây dựng hướng dẫn rõ ràng để tránh tạo ra tâm lý lo sợ.

6. AI có làm giảm nhu cầu tuyển dụng nhân sự văn phòng?

AI có thể làm giảm nhu cầu đối với một số công việc lặp lại, nhưng đồng thời tạo ra nhu cầu mới về quản trị AI, kiểm soát chất lượng, phân tích dữ liệu và những công việc đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Tác động lớn nhất có thể là sự thay đổi cơ cấu kỹ năng thay vì đơn thuần là số lượng việc làm.