Cách bắt đầu sử dụng trợ lý AI: Chọn công cụ nào phù hợp cho công việc, mua sắm và quản lý cuộc sống?

Trợ lý AI đang bước sang giai đoạn mới: Không chỉ trả lời mà còn làm việc thay con người

Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi nhanh chóng cách con người xử lý công việc và tổ chức cuộc sống cá nhân. Nếu trước đây, phần lớn người dùng tiếp cận AI thông qua những câu hỏi và câu trả lời, thì thế hệ trợ lý AI mới đang hướng đến khả năng chủ động thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thay cho người dùng.

Từ quản lý danh sách việc cần làm, xử lý email, lên kế hoạch du lịch, mua sắm hàng hóa cho đến hỗ trợ công việc chuyên môn, các tác nhân AI (AI agents) đang mở rộng phạm vi ứng dụng vượt xa những chatbot truyền thống.

Meta, OpenAI, Anthropic, xAI cùng nhiều công ty công nghệ khác đang cạnh tranh trong thị trường trợ lý AI dành cho người tiêu dùng. Những sản phẩm mới được thiết kế để không chỉ cung cấp thông tin mà còn có thể hỗ trợ người dùng hoàn thành một chuỗi công việc với mức độ tự động hóa cao hơn.

Tuy nhiên, đối với người mới bắt đầu, việc lựa chọn công cụ phù hợp không hề đơn giản. Mỗi nền tảng có cách tiếp cận, thế mạnh và giới hạn riêng. Một trợ lý có thể phù hợp với công việc chuyên môn, trong khi một công cụ khác lại thuận tiện hơn khi quản lý lịch trình, mua sắm hoặc sắp xếp những công việc cá nhân.

Các chuyên gia cho rằng người dùng không nhất thiết phải tìm kiếm một trợ lý AI duy nhất có thể làm mọi thứ. Thay vào đó, việc kết hợp nhiều công cụ khác nhau có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.

Vì sao không nên chỉ sử dụng một trợ lý AI duy nhất?

Theo Jose Artigas, chuyên gia tư vấn kinh doanh về chiến lược AI, hiện chưa có một trợ lý ảo hoàn hảo có thể xử lý mọi nhiệm vụ với chất lượng tốt nhất.

Đây cũng là lý do nhiều người trong ngành công nghệ sử dụng đồng thời nhiều tác nhân AI từ các phòng thí nghiệm khác nhau.

Cách tiếp cận này thường được gọi là một hệ thống tập hợp nhiều tác nhân, trong đó mỗi công cụ đảm nhận một nhóm nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình.

Chẳng hạn, người dùng có thể sử dụng một trợ lý để lập kế hoạch công việc, một công cụ khác để phân tích dữ liệu hoặc gỡ lỗi kỹ thuật, và một trợ lý riêng để xử lý email, đặt chỗ hay lên lịch trình du lịch.

Việc phân chia nhiệm vụ giúp hạn chế tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào một hệ thống. Đồng thời, người dùng có thể tận dụng những thế mạnh khác nhau của từng nền tảng.

Một điểm quan trọng khác là các dịch vụ AI không có cùng điều kiện truy cập. Một số công cụ miễn phí, một số yêu cầu đăng ký hàng tháng, trong khi những sản phẩm khác vẫn đang thử nghiệm hoặc chỉ được cung cấp cho một nhóm người dùng nhất định.

Khả năng sử dụng cũng có thể khác nhau tùy quốc gia. Vì vậy, trước khi lựa chọn, người dùng cần kiểm tra tính khả dụng, mức phí, giới hạn tính năng và điều kiện sử dụng tại nơi mình sinh sống.

Kết hợp nhiều AI để kiểm tra và cải thiện chất lượng công việc

Một trong những cách sử dụng AI được các chuyên gia đánh giá cao là xây dựng quy trình kiểm tra chéo giữa nhiều tác nhân.

Clara Gigling, nhà sáng lập Oudae Labs – một phòng nghiên cứu chuyên xây dựng các công cụ riêng biệt cho tác nhân AI – cho biết bà thích thiết lập một hệ thống kiểm tra và cân bằng.

Trong mô hình này, một trợ lý AI thực hiện công việc ban đầu, sau đó một trợ lý khác được giao nhiệm vụ đánh giá, tìm lỗi và đưa ra góp ý.

Cách làm này có thể giúp phát hiện những thiếu sót mà công cụ đầu tiên bỏ qua. Người dùng cũng có thêm một góc nhìn độc lập trước khi quyết định sử dụng kết quả.

Ví dụ, khi cần viết một báo cáo dài, người dùng có thể giao cho trợ lý thứ nhất tổng hợp thông tin và xây dựng bản nháp. Sau đó, trợ lý thứ hai kiểm tra tính logic, tìm những điểm chưa rõ ràng và đề xuất chỉnh sửa.

Với công việc kỹ thuật, một tác nhân có thể viết hoặc sửa mã nguồn, trong khi tác nhân khác rà soát lỗi, kiểm tra các trường hợp ngoại lệ và đánh giá khả năng hoạt động.

Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều AI không đồng nghĩa kết quả chắc chắn chính xác. Các hệ thống có thể cùng mắc một lỗi hoặc dựa trên những giả định sai. Vì vậy, con người vẫn cần kiểm tra những thông tin quan trọng trước khi sử dụng.

Các trợ lý AI lớn đang hướng đến những nhóm người dùng khác nhau

Mỗi công ty công nghệ đang định vị sản phẩm AI theo một hướng riêng. Một số nền tảng tập trung vào công việc chuyên môn và năng suất, trong khi những nền tảng khác nhấn mạnh khả năng hỗ trợ đời sống cá nhân.

Theo nội dung được đề cập trong bài viết gốc, Anthropic giới thiệu Claude Duet hướng đến các chuyên gia và chủ doanh nghiệp nhỏ có quá nhiều công việc cần xử lý. Trong khi đó, Meta mô tả Muse như một trợ lý có thể hỗ trợ nhiều hoạt động, từ tiết kiệm tiền, cải thiện sức khỏe, mua sắm thông minh đến củng cố các mối quan hệ.

Claude Duet, Dots của OpenAI và Grok Bot của xAI được mô tả theo hướng trở thành một đồng nghiệp hỗ trợ công việc, thậm chí có thể đảm nhận một số nhiệm vụ giống vai trò quản lý.

Ngược lại, Muse và Instinct của startup Spear Street Technology được định vị gần với hình ảnh một trợ lý cá nhân, hỗ trợ người dùng trong những hoạt động thường nhật.

Dù vậy, sự phân chia này không có nghĩa mỗi công cụ chỉ có thể hoạt động trong một phạm vi cố định. Một trợ lý thiên về công việc vẫn có thể hỗ trợ các nhiệm vụ cá nhân, và một công cụ được thiết kế như trợ lý cá nhân cũng có thể xử lý một số công việc chuyên môn.

Điều quan trọng là người dùng cần đánh giá năng lực thực tế của từng nền tảng thay vì chỉ dựa vào cách nhà phát triển quảng bá sản phẩm.

Nên chọn trợ lý AI nào cho từng nhiệm vụ?

Jose Artigas chia sẻ một số gợi ý dựa trên những công cụ ông thường xuyên sử dụng. Theo đó, việc lựa chọn nên xuất phát từ loại công việc mà người dùng muốn giải quyết.

Claude Duet: Hỗ trợ người làm thêm và chủ doanh nghiệp nhỏ

Claude Duet được Artigas xem là công cụ đáng cân nhắc đối với những người đang làm thêm nhiều dự án hoặc điều hành hoạt động kinh doanh riêng.

Những người khởi nghiệp thường phải đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc: lập kế hoạch, xử lý tài liệu, nghiên cứu thị trường, chuẩn bị nội dung và theo dõi công việc vận hành.

Một trợ lý AI hướng đến công việc có thể giúp giảm bớt khối lượng nhiệm vụ lặp lại, hỗ trợ tổ chức thông tin và chuẩn bị những nội dung cần thiết.

Giá trị của công cụ không chỉ nằm ở khả năng trả lời câu hỏi mà còn ở việc hỗ trợ người dùng theo dõi và hoàn thành các đầu việc trong một quy trình.

Dots của OpenAI: Hỗ trợ gỡ lỗi và giải quyết vấn đề kỹ thuật

Đối với những người làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, Artigas đánh giá Dots là một lựa chọn hữu ích khi cần gỡ lỗi hoặc xử lý các vấn đề chuyên biệt.

Những công việc kỹ thuật thường đòi hỏi phân tích nhiều bước, kiểm tra nguyên nhân và thử nghiệm các phương án khác nhau. Một tác nhân AI có thể hỗ trợ người dùng rà soát vấn đề, đề xuất hướng giải quyết và tổ chức quá trình xử lý.

Đặc biệt, khi kết hợp với một công cụ khác để kiểm tra kết quả, người dùng có thể giảm nguy cơ bỏ sót lỗi trong quá trình phát triển sản phẩm.

Instinct: Hỗ trợ email, đặt chỗ và lên kế hoạch du lịch

Instinct, sản phẩm của startup Spear Street Technology, được Artigas nhắc đến như một lựa chọn phù hợp cho những nhiệm vụ mang tính hành chính và cá nhân.

Ví dụ, người dùng có thể cần xử lý một lượng lớn email, tìm kiếm thông tin chuyến bay, lên lịch trình hoặc hỗ trợ đặt chỗ.

Đây là những công việc thường mất nhiều thời gian do phải thực hiện nhiều thao tác trực tuyến. Một trợ lý có khả năng điều phối các bước có thể giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.

Tuy nhiên, những thao tác có liên quan đến thanh toán, đặt vé hoặc cam kết tài chính vẫn cần được người dùng kiểm tra và xác nhận trước khi hoàn tất.

Muse: Lựa chọn thân thiện cho người mới bắt đầu

Trong số các công cụ được đề cập, Artigas cho rằng Muse là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với người mới sử dụng trợ lý AI.

Lý do là công cụ này được đánh giá có giao diện thân thiện và cung cấp nhiều gợi ý ngay từ đầu, giúp người dùng hiểu cách tương tác và khám phá những nhiệm vụ có thể giao cho AI.

Đối với người chưa quen với khái niệm tác nhân AI, một nền tảng dễ sử dụng có thể giúp quá trình làm quen diễn ra thuận lợi hơn.

Thay vì bắt đầu bằng những quy trình phức tạp, người dùng có thể thử giao các nhiệm vụ đơn giản như lập danh sách việc cần làm, sắp xếp kế hoạch trong ngày hoặc chuẩn bị nội dung email.

Cách bắt đầu sử dụng trợ lý AI hiệu quả

Theo Clara Gigling, bước đầu tiên là xác định những công việc mà bản thân thường xuyên phải thực hiện. Sau đó, người dùng nên lựa chọn một số nhiệm vụ phù hợp để giao cho trợ lý AI.

Điều quan trọng là phải mô tả công việc một cách cụ thể. Một yêu cầu quá chung chung thường khiến AI khó hiểu chính xác mục tiêu và đưa ra kết quả thiếu phù hợp.

Khi giao nhiệm vụ, người dùng nên cung cấp ba nhóm thông tin:

• Mục tiêu: AI cần hoàn thành việc gì và kết quả cuối cùng phải đáp ứng yêu cầu nào?
• Bối cảnh: Những thông tin, dữ liệu hoặc tình huống nào cần được biết để thực hiện nhiệm vụ?
• Công cụ và giới hạn: AI được phép sử dụng những nguồn dữ liệu hoặc ứng dụng nào, có những thao tác nào không được tự ý thực hiện?

Ví dụ, thay vì chỉ yêu cầu AI xử lý email, người dùng có thể mô tả rõ: phân loại email theo mức độ ưu tiên, tóm tắt những nội dung quan trọng, đề xuất bản trả lời và không tự gửi thư khi chưa được phê duyệt.

Cách giao việc rõ ràng giúp trợ lý hiểu phạm vi trách nhiệm và giảm nguy cơ thực hiện những hành động ngoài ý muốn.

Hãy bắt đầu bằng một công việc phiền phức mà bạn thường xuyên trì hoãn

Jose Artigas khuyên người mới nên bắt đầu với một nhiệm vụ trực tuyến đơn giản nhưng thường xuyên bị trì hoãn.

Đó có thể là một email dài mà người dùng không muốn viết, một chuyến bay chưa kịp đặt, việc tổng hợp tài liệu hoặc sắp xếp lịch trình.

Những nhiệm vụ này có một đặc điểm chung: chúng tiêu tốn thời gian nhưng thường không đòi hỏi con người phải trực tiếp thực hiện mọi thao tác.

Ngược lại, AI không thể tự xử lý những công việc vật lý như gấp quần áo, dọn ngăn kéo hoặc sắp xếp đồ đạc trong nhà nếu không có thiết bị và hệ thống robot hỗ trợ phù hợp.

Vì vậy, việc lựa chọn nhiệm vụ đầu tiên cần dựa trên khả năng thực tế của công cụ.

Người dùng cũng không nên vội vàng giao những công việc có mức độ rủi ro cao ngay từ đầu. Hãy thử nghiệm với những nhiệm vụ ít quan trọng, đánh giá chất lượng đầu ra và dần mở rộng phạm vi sử dụng khi đã hiểu rõ giới hạn của trợ lý.

Quyền riêng tư trở thành vấn đề quan trọng khi AI thay người dùng thực hiện công việc

Một trợ lý AI càng có khả năng chủ động xử lý nhiều nhiệm vụ thì càng cần được cung cấp nhiều thông tin về người sử dụng.

Để quản lý email, lên lịch, đặt vé máy bay hoặc mua sắm, hệ thống có thể cần truy cập hộp thư đến, lịch cá nhân, thông tin nhận dạng và một số dữ liệu nhạy cảm khác.

Trong những trường hợp phức tạp hơn, người dùng có thể được yêu cầu kết nối các dịch vụ thanh toán hoặc tài khoản tài chính. Điều này làm gia tăng đáng kể những lo ngại về quyền riêng tư và an toàn dữ liệu.

Nếu một trợ lý có quyền truy cập quá rộng, lỗi hệ thống hoặc việc sử dụng quyền không phù hợp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Clara Gigling cho rằng sự tò mò là điểm khởi đầu tốt để khám phá công nghệ mới, nhưng người dùng cũng cần thận trọng khi chia sẻ thông tin cá nhân.

Nhiều công ty cung cấp trợ lý AI đã xây dựng các chính sách bảo mật nhằm giải thích cách hệ thống xử lý dữ liệu, hoạt động trên máy chủ đám mây và cho phép người dùng kiểm soát thời gian lưu trữ thông tin.

Tuy nhiên, người dùng không nên mặc định rằng mọi dữ liệu được cung cấp cho AI đều an toàn tuyệt đối.

Những nguyên tắc bảo mật cần nhớ khi sử dụng AI agent

Không chia sẻ thông tin nhạy cảm nếu không cần thiết. Người dùng nên hạn chế cung cấp mật khẩu, mã xác thực, số thẻ thanh toán và những thông tin cá nhân không liên quan đến nhiệm vụ.

Kiểm tra quyền truy cập ứng dụng. Chỉ kết nối những tài khoản thực sự cần thiết. Nếu trợ lý chỉ cần đọc lịch, không nên cấp thêm quyền gửi email hoặc thực hiện thanh toán khi không có nhu cầu.

Ưu tiên xác nhận trước các hành động quan trọng. Những thao tác như gửi email, đặt vé, mua hàng, chuyển tiền hoặc thay đổi dữ liệu nên yêu cầu người dùng phê duyệt trước khi thực hiện.

Tìm hiểu chính sách lưu trữ dữ liệu. Người dùng cần biết thông tin được lưu ở đâu, trong bao lâu, có thể xóa hay không và dữ liệu có được sử dụng để cải thiện mô hình AI hay không.

Bắt đầu với quyền hạn tối thiểu. Không nên cấp cho trợ lý quyền truy cập toàn bộ tài khoản cá nhân ngay từ lần sử dụng đầu tiên.

Tương lai của trợ lý AI: Từ chatbot thành đồng nghiệp kỹ thuật số

Sự phát triển của các tác nhân AI cho thấy ngành công nghệ đang chuyển dần từ mô hình tương tác hỏi đáp sang mô hình giao nhiệm vụ và thực thi công việc.

Trong tương lai, người dùng có thể không cần tự mình thực hiện từng thao tác nhỏ. Thay vào đó, họ chỉ cần xác định mục tiêu, cung cấp bối cảnh và để các trợ lý phối hợp xử lý những bước cần thiết.

Một hệ thống có thể sử dụng một tác nhân để nghiên cứu thông tin, một tác nhân khác để lập kế hoạch, rồi chuyển kết quả cho công cụ thứ ba thực hiện những thao tác trực tuyến.

Mô hình này có thể giúp cá nhân và doanh nghiệp nhỏ tiếp cận năng lực tự động hóa trước đây thường đòi hỏi đội ngũ nhân sự hoặc phần mềm chuyên dụng.

Tuy nhiên, mức độ tự chủ càng cao thì yêu cầu về kiểm soát, bảo mật và trách nhiệm càng lớn. AI có thể mắc lỗi, hiểu sai yêu cầu hoặc đưa ra quyết định không phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Do đó, mô hình hiệu quả không phải là giao toàn bộ quyền quyết định cho máy móc, mà là kết hợp năng lực xử lý của AI với khả năng đánh giá và giám sát của con người.

Kết luận: Chọn đúng trợ lý AI quan trọng hơn việc sử dụng thật nhiều công cụ

Thị trường tác nhân AI đang phát triển nhanh chóng với sự tham gia của nhiều công ty lớn như OpenAI, Anthropic, Meta và xAI. Mỗi nền tảng có định hướng riêng, từ hỗ trợ công việc chuyên môn đến quản lý các nhiệm vụ cá nhân.

Những gợi ý từ Jose Artigas và Clara Gigling cho thấy người dùng nên bắt đầu bằng việc xác định công việc thường xuyên phải thực hiện, sau đó thử nghiệm những công cụ phù hợp và đánh giá kết quả thực tế.

Claude Duet có thể được cân nhắc cho các nhiệm vụ công việc và hoạt động kinh doanh, Dots được Artigas nhắc đến trong bối cảnh xử lý vấn đề kỹ thuật, Instinct hướng đến các công việc cá nhân như email và lên kế hoạch, trong khi Muse được đánh giá là thân thiện với người mới bắt đầu.

Quan trọng hơn, người dùng không nên kỳ vọng một trợ lý AI có thể làm tốt mọi việc. Việc kết hợp nhiều công cụ, kiểm tra chéo kết quả và duy trì quyền kiểm soát của con người có thể mang lại hiệu quả cao hơn.

Khi AI ngày càng được trao quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân và tài khoản trực tuyến, bảo mật cũng cần được xem là một phần không thể tách rời của quá trình sử dụng.

Trợ lý AI tốt nhất không nhất thiết là công cụ có nhiều tính năng nhất, mà là công cụ giải quyết đúng vấn đề, phù hợp với cách làm việc và bảo đảm người dùng vẫn kiểm soát được những quyết định quan trọng.

Câu hỏi thường gặp về trợ lý AI và AI agent

1. Trợ lý AI agent khác gì chatbot thông thường?

Chatbot truyền thống chủ yếu phản hồi câu hỏi và tạo nội dung theo yêu cầu. AI agent hướng đến khả năng thực hiện một chuỗi nhiệm vụ, sử dụng công cụ và phối hợp nhiều bước để đạt được mục tiêu được giao.

2. Người mới nên bắt đầu sử dụng trợ lý AI nào?

Theo gợi ý trong bài viết gốc của Jose Artigas, Muse là một lựa chọn thân thiện với người mới nhờ cách tiếp cận dễ sử dụng và các gợi ý ban đầu. Tuy nhiên, người dùng nên kiểm tra tính khả dụng và tính năng thực tế tại khu vực của mình.

3. Có nên sử dụng nhiều trợ lý AI cùng lúc không?

Có thể. Mỗi công cụ có thế mạnh riêng. Người dùng có thể giao một AI thực hiện công việc và dùng một AI khác để kiểm tra, phản biện hoặc phát hiện lỗi. Cách làm này giúp tăng khả năng kiểm soát chất lượng đầu ra.

4. AI agent có thể tự gửi email và đặt vé máy bay không?

Một số tác nhân có khả năng hỗ trợ những thao tác trực tuyến như soạn email, tìm chuyến bay và hỗ trợ quy trình đặt chỗ. Tuy nhiên, khả năng thực hiện phụ thuộc vào nền tảng, quyền truy cập và dịch vụ được kết nối. Người dùng nên yêu cầu xác nhận trước khi AI thực hiện hành động có liên quan đến tiền bạc hoặc cam kết cá nhân.

5. Làm thế nào để giao nhiệm vụ cho AI hiệu quả?

Hãy mô tả rõ mục tiêu, bối cảnh, dữ liệu cần sử dụng và giới hạn hành động. Yêu cầu càng cụ thể thì AI càng có cơ hội tạo ra kết quả phù hợp.

6. Sử dụng trợ lý AI có nguy cơ lộ thông tin cá nhân không?

Có thể có rủi ro nếu người dùng chia sẻ dữ liệu nhạy cảm hoặc cấp quyền truy cập quá rộng. Cần đọc chính sách bảo mật, giới hạn quyền ứng dụng và không cung cấp mật khẩu, mã xác thực hay thông tin tài chính nếu không thực sự cần thiết.

7. Có nên giao toàn bộ công việc cho AI agent không?

Không nên. AI có thể mắc lỗi hoặc hiểu sai yêu cầu. Những công việc liên quan đến tài chính, pháp lý, dữ liệu quan trọng và quyết định có hậu quả lớn cần được con người kiểm tra và phê duyệt.

8. Nên bắt đầu thử nghiệm AI agent bằng nhiệm vụ nào?

Hãy chọn một công việc trực tuyến lặp đi lặp lại mà bạn thường trì hoãn, chẳng hạn viết email, tổng hợp tài liệu, sắp xếp lịch hoặc lập kế hoạch chuyến đi. Sau khi đánh giá kết quả, bạn có thể mở rộng sang những nhiệm vụ phức tạp hơn.