Trong bối cảnh doanh nghiệp liên tục phải thích nghi với những thay đổi của thị trường, một câu hỏi ngày càng xuất hiện nhiều trong các cuộc họp quản trị: “Tại sao chúng ta vẫn chưa làm điều này?”
Đây không đơn thuần là câu hỏi về công nghệ hay mô hình kinh doanh. Nó còn liên quan trực tiếp đến cách doanh nghiệp quản lý nhân sự, sử dụng ngân sách và tổ chức các hoạt động nội bộ.
Trong những giai đoạn thị trường biến động, doanh nghiệp thường phải đánh giá lại gần như toàn bộ hoạt động, từ tuyển dụng, đào tạo, gắn kết nhân viên cho đến cách đo lường hiệu quả. Những cách làm từng được xem là bình thường có thể không còn phù hợp với điều kiện mới.
Điều này đặt bộ phận nhân sự trước một yêu cầu quan trọng: tạo ra nhiều giá trị hơn nhưng không làm gia tăng gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Đó chính là lý do khái niệm tối ưu hóa chi phí nhân sự ngày càng được quan tâm.
Tối ưu hóa chi phí nhân sự là gì?
Tối ưu hóa chi phí nhân sự có thể hiểu là quá trình doanh nghiệp đánh giá toàn diện cách bộ phận nhân sự đang sử dụng ngân sách, con người và các nguồn lực liên quan, từ đó tìm ra những khoản chi chưa tạo ra giá trị tương xứng và điều chỉnh chúng.
Điểm quan trọng là tối ưu hóa chi phí không đồng nghĩa với việc cắt giảm nhân sự một cách cơ học.
Thay vào đó, doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi cụ thể: Đang chi tiền cho những hoạt động nào? Khoản chi đó mang lại kết quả gì? Quy trình hiện tại có còn hiệu quả không? Có thể thực hiện công việc với ít nguồn lực hơn nhưng vẫn duy trì chất lượng hay không?
Nguồn tài liệu gốc nhấn mạnh rằng các nhà lãnh đạo nhân sự cần đánh giá khách quan mọi chi tiết trong hoạt động HR, bao gồm từng khoản chi, cách đo lường hiệu quả và khả năng chứng minh bằng dữ liệu rằng bộ phận nhân sự đang giúp doanh nghiệp tiết kiệm hoặc tạo thêm giá trị.
Nói cách khác, tối ưu chi phí nhân sự là tối ưu hiệu quả trên mỗi đồng ngân sách, chứ không đơn thuần là giảm ngân sách.
Vì sao doanh nghiệp cần tối ưu chi phí nhân sự?
Trong hoạt động kinh doanh, ngân sách nhân sự có thể bao gồm rất nhiều khoản: chi phí tuyển dụng, quảng cáo vị trí việc làm, đào tạo phỏng vấn, chương trình gắn kết nhân viên, tiền lương, phúc lợi, quản lý bảng lương, tuân thủ quy định và cả những chi phí phát sinh do tai nạn lao động.
Nếu không thường xuyên đánh giá, những khoản chi nhỏ có thể tích lũy thành một khoản đáng kể.
Bên cạnh đó, một quy trình HR thiếu hiệu quả còn tạo ra chi phí gián tiếp. Chẳng hạn, tuyển sai người khiến doanh nghiệp phải tuyển lại; tỷ lệ nghỉ việc cao khiến bộ phận nhân sự liên tục tìm người thay thế; một chương trình nội bộ có ít người sử dụng nhưng vẫn tiêu tốn nhiều thời gian quản lý.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xem tối ưu chi phí nhân sự là một quá trình liên tục thay vì một chiến dịch cắt giảm ngắn hạn.
1. Đánh giá lại chiến lược tuyển dụng
Tuyển dụng là một trong những khu vực có nhiều cơ hội tối ưu chi phí nhất.
Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xem xét các nguồn tuyển dụng hiện tại. Một vị trí tuyển dụng được đăng trên nhiều website hoặc dịch vụ khác nhau không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tiếp cận được những ứng viên chất lượng.
Cần so sánh số tiền chi cho từng nguồn với số lượng ứng viên nhận được, chất lượng ứng viên và tỷ lệ ứng viên thực sự đi đến các vòng tiếp theo.
Nếu một nền tảng tuyển dụng tiêu tốn ngân sách lớn nhưng mang lại rất ít ứng viên phù hợp, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển nguồn lực sang những kênh hiệu quả hơn.
Quy trình phỏng vấn cũng cần được đánh giá.
Một trong những vấn đề được tài liệu gốc nhấn mạnh là người tham gia phỏng vấn không phải lúc nào cũng được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật phỏng vấn. Trong khi đó, quyết định tuyển dụng sai có thể tạo ra chi phí lớn về sau.
Do đó, những người tham gia phỏng vấn nên được đào tạo chính thức về cách đánh giá ứng viên, đặt câu hỏi và nhận diện mức độ phù hợp với vị trí.
Tuyển đúng người ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí tuyển lại và đào tạo lại.
2. Giảm số lượng chương trình nhân sự nhưng tăng chất lượng
Một doanh nghiệp có thể triển khai rất nhiều chương trình dành cho nhân viên với mục tiêu nâng cao mức độ gắn kết. Tuy nhiên, nhiều chương trình không đồng nghĩa với hiệu quả cao hơn.
Vấn đề nằm ở chỗ một chương trình có thể được bộ phận HR đánh giá cao nhưng lại không nhận được sự quan tâm tương ứng từ nhân viên.
Do đó, doanh nghiệp nên khảo sát ý kiến nhân viên định kỳ để xác định chương trình nào thực sự được sử dụng và chương trình nào đang tiêu tốn nguồn lực nhưng tạo ra ít giá trị.
Việc này có thể giúp HR loại bỏ những chương trình không cần thiết hoặc ít được ưa chuộng, đồng thời tập trung ngân sách vào những hoạt động có tác động rõ ràng hơn.
Quan trọng hơn, việc hỏi ý kiến nhân viên cũng tạo ra một kênh phản hồi trực tiếp. Nhân viên có cơ hội nói rõ nhu cầu của mình thay vì để bộ phận HR tự phỏng đoán.
3. Sử dụng dữ liệu để giảm tỷ lệ thôi việc
Tỷ lệ thôi việc là một trong những chỉ số quan trọng đối với bộ phận nhân sự.
Tuy nhiên, mục tiêu “giảm tỷ lệ thôi việc” nếu đứng một mình vẫn quá chung chung. Điều quan trọng hơn là phải biết ai đang rời đi, rời đi khi nào và vì sao.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng những câu hỏi:
- Bộ phận nào có tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao nhất?
- Nhóm nhân viên có thâm niên bao lâu thường nghỉ việc nhiều nhất?
- Tình trạng nghỉ việc xảy ra nhiều vào thời điểm nào trong năm?
- Nguyên nhân khiến nhân viên tự nguyện rời đi là gì?
- Những trường hợp chấm dứt hợp đồng không tự nguyện có xu hướng tập trung ở đâu?
- Có bộ phận nào có tỷ lệ nghỉ việc cao bất thường hay không?
Ví dụ, nếu dữ liệu cho thấy tỷ lệ nghỉ việc cao nhất tập trung ở những nhân viên có thời gian làm việc dưới một năm, doanh nghiệp có thể tập trung xem xét quy trình onboarding, đào tạo và gắn kết trong năm đầu tiên.
Nếu một phòng ban cụ thể có tỷ lệ thôi việc cao hơn đáng kể, doanh nghiệp có thể tổ chức nhóm thảo luận để tìm hiểu nguyên nhân.
Đây là cách chuyển HR từ hoạt động phản ứng sang quản trị dựa trên dữ liệu.
4. Thuê ngoài một số dịch vụ nhân sự
Bộ phận HR phải xử lý rất nhiều nhiệm vụ. Khi tất cả công việc đều được thực hiện nội bộ, doanh nghiệp có thể phải dành đáng kể nhân lực cho những hoạt động mang tính vận hành.
Một giải pháp là xem xét thuê ngoài một số dịch vụ như quản trị tiền lương hoặc tuân thủ quy định.
Các nhà cung cấp chuyên nghiệp thường tập trung vào một lĩnh vực cụ thể và có kinh nghiệm xử lý những công việc này. Khi một phần công việc vận hành được chuyển cho đối tác bên ngoài, đội ngũ HR nội bộ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ chiến lược như phát triển nhân tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hỗ trợ mục tiêu kinh doanh.
Tuy nhiên, thuê ngoài không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tiết kiệm. Doanh nghiệp vẫn cần so sánh tổng chi phí thuê dịch vụ với chi phí tự vận hành, đồng thời xem xét chất lượng, khả năng bảo mật dữ liệu và mức độ kiểm soát.
5. An toàn lao động cũng là một bài toán chi phí
An toàn lao động thường không được nhìn nhận ngay lập tức như một cơ hội tối ưu chi phí. Nhưng trên thực tế, tai nạn tại nơi làm việc có thể tạo ra nhiều loại chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Doanh nghiệp phải chi trả cho các khoản liên quan đến tai nạn và bồi thường, trong khi nhân viên bị thương có thể phải nghỉ làm. Bộ phận thiếu người lại phải phân bổ nguồn lực khác để bù đắp, tạo thêm áp lực cho những thành viên còn lại.
Tài liệu gốc dẫn số liệu OSHA năm 2015 cho biết người sử dụng lao động tại Mỹ phải trả khoảng 1 tỷ USD mỗi tuần cho chi phí bồi thường trực tiếp liên quan đến tai nạn lao động. Đây là số liệu lịch sử được tài liệu sử dụng để minh họa quy mô của vấn đề.
Vì vậy, đầu tư vào các chương trình an toàn không chỉ là trách nhiệm đối với người lao động mà còn có thể trở thành một chiến lược quản trị chi phí.
Bài học từ Alcoa: an toàn có thể tác động đến hiệu quả kinh doanh
Một ví dụ được đề cập trong “Sức mạnh của thói quen” của Charles Duhigg là trường hợp Paul O’Neill tại Alcoa.
Khi trở thành CEO của Alcoa năm 1987, O’Neill đặt an toàn lao động làm ưu tiên hàng đầu thay vì tập trung trực tiếp vào doanh thu hoặc tái cấu trúc hoạt động.
Theo câu chuyện được dẫn trong tài liệu, việc tập trung vào an toàn giúp giảm tai nạn, cải thiện khả năng làm việc và tinh thần của nhân viên. Doanh thu thường niên của Alcoa được nêu ở mức 1,5 tỷ USD khi O’Neill bắt đầu và 23 tỷ USD khi ông nghỉ hưu năm 2003.
Ví dụ này cho thấy một thay đổi tưởng như không trực tiếp liên quan đến doanh thu vẫn có thể tạo ra tác động rộng hơn đến hoạt động doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí nhân sự không có nghĩa là cắt giảm nhân sự
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Nếu chỉ nhìn vào bảng ngân sách và tìm cách cắt giảm nhanh nhất, HR có thể vô tình làm giảm khả năng vận hành của doanh nghiệp. Việc giảm đào tạo, giảm các hoạt động cần thiết hoặc giảm nhân sự quá mức có thể tạo ra những chi phí khác trong tương lai.
Một chiến lược tối ưu tốt hơn là tìm những điểm lãng phí.
Ví dụ:
Chi phí tuyển dụng cao → đánh giá lại nguồn ứng viên.
Tuyển sai người → nâng cao chất lượng quy trình phỏng vấn.
Nhiều chương trình HR nhưng ít người tham gia → khảo sát và loại bỏ chương trình kém hiệu quả.
Tỷ lệ nghỉ việc cao → phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân.
Quá nhiều công việc hành chính → cân nhắc tự động hóa hoặc thuê ngoài.
Chi phí tai nạn lao động cao → tăng cường chương trình an toàn.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tập trung vào hiệu quả trên nguồn lực, thay vì chỉ nhìn vào con số chi phí tuyệt đối.
Tối ưu hóa chi phí nhân sự đang trở thành một phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Khi ngân sách bị kiểm soát chặt chẽ hơn, bộ phận HR không thể chỉ tập trung vào việc thực hiện các quy trình truyền thống mà cần chứng minh rõ giá trị tạo ra cho tổ chức.
Năm hướng tiếp cận nổi bật gồm đánh giá lại chiến lược tuyển dụng, tinh gọn các chương trình nhân sự, phân tích dữ liệu thôi việc, thuê ngoài một số hoạt động phù hợp và tăng cường an toàn lao động.
Điểm chung của các giải pháp này là không chỉ nhằm giảm chi phí trước mắt. Mục tiêu sâu hơn là giúp doanh nghiệp sử dụng con người, thời gian và ngân sách hiệu quả hơn.
Như tài liệu gốc kết luận, khi tối ưu hóa chi phí nhân sự, doanh nghiệp có thể mở ra những cách thức hoạt động mới, đồng thời tạo điều kiện để sự sáng tạo, mức độ gắn kết và tinh thần làm việc được cải thiện.
Trong một môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, câu hỏi quan trọng không chỉ là “Chúng ta có thể cắt giảm bao nhiêu?”, mà còn là “Với cùng một nguồn lực, chúng ta có thể tạo ra nhiều giá trị hơn như thế nào?”
Những câu hỏi thường gặp về tối ưu hóa chi phí nhân sự
Tối ưu hóa chi phí nhân sự có phải là cắt giảm nhân sự không?
Không nhất thiết. Tối ưu hóa chi phí nhân sự là đánh giá cách doanh nghiệp sử dụng ngân sách và nguồn lực HR để loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả và tạo ra nhiều giá trị hơn. Cắt giảm nhân sự chỉ là một trong nhiều biện pháp có thể được cân nhắc và không phải lúc nào cũng là giải pháp phù hợp.
Doanh nghiệp nên bắt đầu tối ưu chi phí HR từ đâu?
Có thể bắt đầu bằng việc lập danh sách toàn bộ khoản chi của bộ phận nhân sự, sau đó đánh giá từng khoản dựa trên chi phí, mức độ sử dụng và kết quả tạo ra. Tài liệu gốc đặc biệt nhấn mạnh việc không bỏ qua cả những khoản chi nhỏ khi bắt đầu đánh giá.
Tỷ lệ thôi việc có liên quan thế nào đến tối ưu chi phí?
Tỷ lệ thôi việc cao khiến doanh nghiệp liên tục phải tuyển dụng, đào tạo và thay thế nhân viên. Việc phân tích dữ liệu thôi việc có thể giúp doanh nghiệp xác định nhóm nhân viên hoặc bộ phận cần tập trung vào hoạt động giữ chân.
Thuê ngoài HR có chắc chắn giúp tiết kiệm tiền không?
Không. Thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí vận hành trong một số trường hợp, nhưng doanh nghiệp cần so sánh tổng chi phí, chất lượng dịch vụ, khả năng kiểm soát và rủi ro trước khi quyết định.
Vì sao an toàn lao động lại liên quan đến tối ưu chi phí?
Tai nạn lao động có thể kéo theo chi phí bồi thường, chi phí y tế, thời gian nghỉ việc và chi phí bố trí nhân lực thay thế. Vì vậy, giảm tai nạn có thể đồng thời bảo vệ người lao động và hạn chế những chi phí mà doanh nghiệp có thể tránh được.
